Komunikacja między zarządem
Ponad 80% przedsiębiorstw z listy „Fortune 500” zaufało iDeals w kwestii bezpiecznego hostowania i dystrybucji dokumentów korporacyjnych.
Współczesne wyzwania zarządów korporacji
Komunikacja między zarządem wymaga zarządzania i dystrybucji dużej ilości poufnej dokumentacji, co może być skomplikowanym zadaniem, gdy członkowie zarządu pracują na całym świecie. Istnieje kilka typowych wyzwań, którym muszą sprostać członkowie zarządu:
- Przedsiębiorstwa muszą wymieniać dokumenty związane z kluczową aktywnością w szybki i bezpieczny sposób
- Rządowe wymogi dotyczące przestrzegania przepisów są coraz bardziej złożone
- Usługi poczty e-mail oraz udostępniania plików osobistych nie spełniają wymagań bezpieczeństwa danych przedsiębiorstw
- Ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych jest poważnym problemem korporacji
- Sortowanie, drukowanie i wysyłanie papierowych dokumentów liczących setki stron związanych ze spotkaniami zarządu jest czasochłonne oraz kosztowne
Portal zarządu do zarządzania i prowadzenia spotkań zarządu
Wirtualny pokój zarządu iDeals, obsługiwany przez wirtualny pokój danych iDeals jest bezpieczną chmurową platformą, która zapewnia dostęp do bezpiecznego i łatwego w użyciu środowiska, w którym można zarządzać komunikacją zarządu. Przejście z fizycznego systemu do portalu pokoju zarządu online może zapewnić dla organizacji szereg korzyści.
- Dzięki platformie zarząd ma dostęp do dokumentów przeznaczonych dla zarządu i innych istotnych dokumentów korporacyjnych zarówno online, jak i offline z dowolnego miejsca
- Możliwość rozprowadzenia materiałów zarządu przed spotkaniem i przekazywania zarządowi informacji między spotkaniami
- Przekazywanie informacji dotyczących aktywności komisji zarządu
- Ułatwianie komunikacji między zarządem a kierownictwem
- Poprawa ładu korporacyjnego i odpowiedzialności
- Ograniczenie czasu wymaganego na pracę administracyjną, umożliwienie asystentom skupienia się na treści związanej ze spotkaniem i potrzebami uczestników
Jakie dokumenty można udostępnić za pośrednictwem portalu zarządu?
Portal zarządu długo był postrzegany jedynie jako narzędzie jednostronnej komunikacji. Jednak wraz z wprowadzeniem nowych interaktywnych technologii pojawiła się również możliwość prowadzenia dwustronnej komunikacji. Wirtualny pokój danych iDeals umożliwia prowadzenie komunikacji przez sekcje pytań i odpowiedzi oraz udostępnianie wysoce poufnych dokumentów, np.:
- Prezentacje inwestorów
- Raporty zarządzania ryzykiem
- Plany operacyjne i dotyczące rozwoju
- Zasady wynagrodzeń i systemy motywacyjne
Zacznij korzystać z wirtualnego pokoju danych iDeals już dziś
Dostęp do materiałów zarządu z dowolnego miejsca
Portal pokoju zarządu iDeals sprawia, że użytkownicy mają dostęp do plików zarządu w dowolnej chwili z dowolnego miejsca. Takie rozwiązanie przynosi szczególne korzyści, jeśli co najmniej jeden członek zarządu przebywa w podróży. Dzięki większej ilości czasu oraz lepszej elastyczności dyrektorzy są lepiej przygotowani do ważnych, strategicznych dyskusji.
- Członkowie zarządu mogą w wygodny i bezpieczny sposób uzyskać dostęp do wielu informacji z dowolnego miejsca
- Członkowie zarządu mogą pracować online lub offline, aby zapoznać się z dokumentami zarządu, wziąć udział w dyskusji dotyczącej sekcji pytań i odpowiedzi oraz sporządzać notatki, jeśli mają dostęp do połączenia internetowego
- Wyszukiwanie pełnotekstowe zapewnia szybki dostęp do informacji i dokumentów
- Niezawodny system pytań i odpowiedzi pomaga członkom zarządu w prowadzeniu dyskusji o poufnych informacjach korporacyjnych
- Dziennik inspekcji zgodny z ustawą SOX ogranicza ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych
Popraw wydajność zarządzania komunikacją między zarządem
Sporządzanie dokumentów ze spotkań zarządu w formie fizycznej to staroświecki koszmar, który może przedłużyć się na wiele dni lub tygodni, podczas których członkowie zarządu będą otrzymywać najnowsze informacje za pośrednictwem kuriera, aby wszyscy uczestnicy mieli dostęp do najnowszej wersji dokumentów. Oprogramowanie wirtualnego pokoju zarządu pozwala ograniczyć wymagany czas do kilku godzin, a jednocześnie pomóc rozwiązać inne problemy.
- Wszelkie zmiany są wprowadzane w szybki i łatwy sposób: najnowsza wersja dokumentów jest przekazywana do centralnego portalu, a synchronizacja na wszystkich urządzeniach członków zarządu przebiega automatycznie
- Wszystkie strony pracują nad tymi samymi materiałami, niezależnie od położenia
- Zastosuj ponad osiem poziomów uprawnień do dokumentów na podstawie roli, aby zadbać o odpowiedni dostęp do informacji korporacyjnych
- Z portalu zarządu można korzystać ze wszystkich urządzeń przenośnych za pomocą dedykowanych aplikacji na systemy iOS, Windows i Android
Zabezpieczenia dokumentów i infrastruktury klasy wojskowej
Bezpieczeństwo dokumentów korporacji zawsze budzi obawy. Materiały zarządu mogą zostać zgubione podczas ich wysyłki pocztą lub kurierem. Dzięki cyfrowemu pokojowi zarządu te zagrożenia są melodią przeszłości.
- Zabezpieczenia centrum danych są oparte o surowe zasady dostępu i surowy nadzór. Ponadto centra danych są zgodne z normami SOC2 oraz ISO 27001.
- Nadmiarowość 3. poziomu (2N) wszystkich składników najważniejszych systemów zapewnia 99,95% czasu pracy, co wyróżnia nas na tle branży
- Dane są szyfrowane 256-bitowym protokołem SSL/TLS za pomocą 2048-bitowych kluczy szyfrowania RSA
- Dwuetapowe uwierzytelnianie wymaga hasła i kodu wysłanego w wiadomości SMS
- Dynamiczne znaki wodne i funkcja „wyświetlania odgrodzonego” chronią przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem dokumentów
- Możliwość zdalnego usuwania: odwołaj prawo dostępu do plików na wszystkich urządzeniach użytkowników
- Dziennik inspekcji zawiera informacje o wszystkich akcjach w wirtualnym portalu zarządu, aby zadbać o zgodność z normami branżowymi i spełnić wymagania prawne
Większość odnoszących sukcesy przedsiębiorstw korzysta z portali zarządu
Wiele przedsiębiorstw korzysta z wirtualnych portali zarządu jako niezbędnego narzędzia biznesowego do hostingu i udostępniania informacji przedsiębiorstwa. Zgodnie z niedawną ankietą przeprowadzoną przez KPMG Audit Committee Institute, wiodące światowe przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają po oprogramowanie pokojów zarządu online.
- Połowa starszych menedżerów i dyrektorów stwierdziła, że ich firmy obecnie korzystają z wirtualnego portalu zarządu, a kolejne 20% zakłada, że sięgną po takie rozwiązanie w ciągu najbliższych 6–12 miesięcy
- 18% uczestników ankiety poinformowało, że członkowie zarządu otrzymują urządzenia przenośne z których mogą uzyskać dostęp do portalu, a kolejne 20% planuje podjąć taki krok w najbliższym roku
- Ponad połowa (55%) członków zarządu przyznaje, że oprogramowanie portalu zarządu niezwykle zwiększyło jego wydajność
- 70% osób przyznało, że do portalu zarządu „w czasie rzeczywistym” są dodawane protokoły zarządu, informacje o firmie i nie tylko.
