Fuzje i przejęcia
Wirtualny pokój danych iDeals wyznacza standardy branżowe w kwestii najlepszych praktyk zarządzania dokumentami w ramach umów dotyczących fuzji i przejęć.
Dlaczego osoby realizujące umowy fuzji i przejęć potrzebują wirtualnego pokoju danych?
Osoby zawierające umowy wiedzą, że udane transakcje wymagają ponadprzeciętnych strategii, pełnego procesu „due diligence” i dobrze rozwiniętych planów integracji. W trakcie fuzji i przejęć obie strony umowy potrzebują wygodnego dostępu do dokumentów poufnych, aby zrealizować proces „due diligence” w wymaganym terminie. Poniżej opisaliśmy, w jaki sposób wirtualny pokój danych może pomóc na każdym etapie umowy fuzji i przejęcia:
Faza eksperymentalna/poprzedzająca wprowadzenie produktu na rynek
Przed zaplanowaniem umowy fuzji i przejęcia, sprzedawca zajmuje się przygotowaniem wirtualnego pokoju danych i przekazuje dokumentacje fazy poprzedzającej wprowadzenie produktu na rynek, aby potencjalni inwestorzy mieli do niej swobodny dostęp, dzięki czemu będą mogli przeprowadzić proces „due diligence”.
Faza „due diligence”
Informacje historyczne, dokumentacja potwierdzająca zgodność i inne kluczowe dane są przekazywane użytkownikom pokoju danych. Podczas tego procesu potencjalni nabywcy mogą zadawać pytania dotyczące dokumentów, a nawet żądać udostępnienia dodatkowych dokumentów. Po zakończeniu procesu „due diligence” umowa zostaje zawarta, a zawartość wirtualnego pokoju danych trafia do archiwum.
Faza integracji po fuzji
Wirtualny pokój danych po fuzji ułatwia integrację działów finansowego, prawnego, IT i pozostałych. Nowa firma kontynuuje swój rozwój, a wirtualny pokój danych służy jej jako repozytorium dokumentów korporacji i pomaga w komunikacji.
Zacznij korzystać z wirtualnego pokoju danych iDeals już dziś
Zalety wirtualnego pokoju danych
OGRANICZENIE CZASU I WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z FUZJĄ I PRZEJĘCIEM
Obecnie wirtualne pokoje danych są standardowym rozwiązaniem wykorzystywanym w ramach bezpiecznego udostępniania dokumentów. W porównaniu do fizycznych pokojów danych pokoje wirtualne pozwalają oszczędzić czas i środki przeznaczone na podróże, a także ułatwiają dostęp do dokumentów, który również wiąże się z mniejszymi wydatkami. Kolejną wielką zaletą wirtualnych pokojów danych jest możliwość realizacji wielu umów jednocześnie w krótszym czasie.
BEZPIECZNE I KONTROLOWANE ŚRODOWISKO UMOWY
Niektórzy dostawcy mylnie określają swoje usługi udostępniania plików jako „wirtualne pokoje danych”. Oba produkty na pierwszy rzut oka wydają się być podobne, ale istnieje między nimi kilka istotnych różnic, np. poziom zabezpieczeń i możliwość kontrolowania środowiska.
- W przeciwieństwie do serwerów FTP lub aplikacji pozwalających synchronizować lub udostępniać pliki, wyższe standardy zabezpieczeń stosowane w wirtualnym pokoju danych pozwalają na bezpieczny transfer plików między kilkoma stronami.
- Wirtualne pokoje danych pozwalają ograniczyć dostęp do funkcji drukowania, pobierania lub nawet wyświetlania określonych dokumentów przed rozpoczęciem drugiego etapu procesu „due diligence”.
ŁATWOŚĆ KONFIGURACJI I OBSŁUGI
Proces „due diligence” jest zazwyczaj poprzedzony dokładnymi przygotowaniami, chociaż w dzisiejszym świecie biznesu umowa często jest zawierana, gdy nikt się tego nie spodziewa. Większość osób zawierających umowy polega na wirtualnych pokojach danych, co nie powinno wywoływać zaskoczenia w tym niesamowicie dynamicznym świecie. W wielu przypadkach wirtualny pokój danych można otworzyć w ciągu 30 minut, a większość z nich oferuje dostępność w wielu językach, interfejs użytkownika dostosowany do urządzeń przenośnych i wiele innych wygodnych opcji.
ZGODNOŚĆ Z PRAWEM
Wirtualne pokoje danych ułatwiają zachowanie zgodności z częścią przepisów prawnych, takich jak ustawa Sarbanes-Oxley. Jeśli głównym wymaganiem jest przekazanie wszystkich dokumentów wymaganych w związku z obowiązującym prawem, dostawca wirtualnego pokoju danych zazwyczaj korzysta ze zgodnych z prawem szablonów indeksu „due diligence” ułatwiających sprzedawcy przygotowanie dokumentów umowy fuzji i przejęcia. Po przygotowaniu i przekazaniu dokumentów do wirtualnego pokoju danych, są one dostępne dla wszystkich potencjalnych nabywców, a system śledzi każdą akcję związaną z dokumentem. Po zakończeniu umowy obie strony, sprzedawca i nabywca, mogą otrzymać płytę DVD lub pamięć flash USB z zapisanymi dokumentami oraz raporty dziennika inspekcji obejmujące szczegółowe informacje o aktywnościach potencjalnie kwalifikujących się jako dowody w przypadku sporu prawnego.
Utworzenie wirtualnego pokoju danych na potrzeby
fuzji czy przejęcia
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW „DUE DILIGENCE”
- Funkcje przypisane do prawego przycisku myszy i znajoma funkcja obsługi plików na zasadzie „przeciągnij i upuść” pozwala szybko dodawać, usuwać i przenosić foldery, a także pliki do indeksu „due diligence”.
- Przekazuj wiele plików jednocześnie i całe foldery do wirtualnego pokoju danych w łatwy sposób dzięki funkcji „przeciągnij i upuść”.
- Usprawniony proces przekazywania w aplikacji iDeals Sync umożliwia bezpośrednią synchronizację plików z dysku lokalnego i sieciowego do magazynu-chmury.
- Pliki programów Microsoft Word, Excel i PowerPoint są automatycznie konwertowane do bezpiecznego formatu PDF w trakcie przekazywania. To pomaga uniknąć problemów w trakcie przygotowywania dokumentów.
Zacznij korzystać z wirtualnego pokoju danych iDeals już dziś
ORGANIZACJA INDEKSU POKOJU DANYCH
Po zakończeniu przekazywania wszystkich niezbędnych informacji dokumenty dotyczące umów powinny być dobrze zorganizowane i nazwane, aby ułatwić nabywcom ich wyszukiwanie.
- Struktury folderów i pliki mogą zostać zorganizowane w łatwy sposób, zanim zainteresowani nabywcy zyskają do nich dostęp.
- Automatyczne numerowanie indeksów zwalnia z potrzeby ręcznej reorganizacji lub zmiany nazwy plików i folderów. Po reorganizacji plików dodany lub usunięty indeks dokumentu zostaje automatycznie skompilowany ponownie.
- Po kliknięciu prawego przycisku myszy można w łatwy i szybki sposób zmienić nazwę plików i folderów po wyborze opcji „zmień nazwę”.
- Uwagi do folderów i plików można dodawać, aby przekazać dodatkowe instrukcje potencjalnym nabywcom (oferentom).
- Możesz zawiadamiać wszystkich użytkowników o zmianach w łatwy sposób. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny zmodyfikowany plik lub folder.
- Etykiety umożliwiają kategoryzowanie dokumentów w celu szybszego wyszukiwania. Użyj wielu etykiet, aby uporządkować pliki w sposób, który odpowiada potrzebom Twojego projektu.
ZARZĄDZAJ DOSTĘPEM OFERENTÓW
W czasie realizacji transakcji użytkownicy są dodawani cały czas, a ich uprawnienia dostępu można w dowolnej chwili zmienić. Zapraszaj uczestników i szybko przypisuj im uprawnienia dostępu, aby oferenci mogli szybciej rozpoczynać i realizować procesy „due diligence”.
- Utwórz zespoły oferentów w wirtualnym pokoju danych w kilka chwil — importuj listy użytkowników bezpośrednio z plików Excel lub plików .csv do pokoju danych.
- Łatwo i szybko dodawaj oraz usuwaj uczestników oraz nadawaj uprawnienia dostępu do dokumentu za pomocą prostych narzędzi przypominających kreator.
- Szybciej konfiguruj oferentów, organizuj użytkowników w grupy, przypisuj uprawnienia zbiorczo na podstawie folderów lub rodzajów plików.
- Zapobiegaj potencjonalnym przeciekom i przypisuj uprawnienia dostępu odpowiednim osobom. Wirtualny pokój danych iDeals umożliwia administratorom kontrolowanie uprawnień warunkujących wyświetlanie, pobieranie i drukowanie informacji.
Szybko podejmuj bardziej przemyślane decyzje
Nieodpowiedni lub opóźniony proces „due diligence” może zagrażać bezpieczeństwu w trakcie przygotowań do transakcji. Wirtualny pokój danych iDeals umożliwia osobom zawierającym umowy i przedstawicielom korporacji wykorzystanie przełomowej technologii. Dzięki niej można szybko przewidzieć rozmaite scenariusze, czego wymagają obecne umowy fuzji i przejęć zawierane w środowisku cechującym się szybkim tempem pracy. Dzięki platformie iDeals strony mogą:
- Znacznie ograniczyć czas realizacji procesu fuzji czy przejęcia i z łatwością uzyskać dostęp do dokumentów na dowolnym urządzeniu, co jest podstawą płynnej realizacji umowy.
- Pozbyć się problemów związanych z dystrybucją dokumentów. Narzędzia raportowania pozwalają zweryfikować, kto ma dostęp do informacji, oraz określić, które osoby najaktywniej korzystały z dostępu do pokoju danych.
- Ograniczyć ryzyko rynkowe i operacyjne. Pełny dziennik inspekcji w pokoju może pomóc w przypadku ewentualnego sporu sądowego.
- Szybko i wydajnie reagować na żądania oferentów, nadzorować status pytań i załączników do wiadomości z pokoju danych dzięki udoskonalonej sekcji pytań i odpowiedzi.
- Nadzorować realizację umowy w czasie rzeczywistym. Pulpit nawigacyjny i narzędzia raportowania pozwalają uzyskać aktualne informacje związane z postępami i przepływem pracy.
