Analiza „due diligence” online

Wirtualne pokoje danych umożliwiają zapraszanie użytkowników. Wystarczy wprowadzić adresy e-mail, a następnie wysłać na nie zaproszenia. Wirtualny pokój danych iDeals daje pewność odbioru zaproszenia. Nasza aplikacja sprawdza, czy użytkownik otrzymał zaproszenie, a w przypadku, gdy nie zostanie dostarczone, użytkownik otrzymuje powiadomienie. Aplikacja wskazuje również potencjalne błędy w pisowni w trakcie wprowadzania adresu e-mail.

Większość nowoczesnych platform nie wymaga dodatkowego oprogramowania, jednak część starszych wersji wirtualnych pokojów danych wciąż wymaga instalacji wtyczek. Niektóre działy informatyczne zabraniają pracownikom instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerach firmowych ze względów bezpieczeństwa, więc warto zapoznać się z firmowymi zasadami zabezpieczeń. Można również postawić na łatwe do wdrożenia rozwiązanie, które nie wymaga instalacji wtyczek ani szkoleń z zakresu użytkowania, jakim jest wirtualny pokój danych iDeals.

Istnieje możliwość konfiguracji szczegółowego dostępu do przekazanych dokumentów dzięki rozmaitym poziomom dostępu dla poszczególnych grup użytkowników. Wirtualny pokój danych iDeals umożliwia konfigurację trzech różnych poziomów dostępu do dokumentów Excel (ograniczone wyświetlanie bez formuł, bezpieczne wyświetlanie z formułami lub bez nich albo bezpieczne wyświetlanie i edycja arkuszy kalkulacyjnych) i ośmiu poziomów dostępu do dokumentów PDF (ustawienie przekazywania, pobieranie oryginalnego dokumentu, pobieranie pliku PDF, wydruku, pobierania zaszyfrowanego pliku PDF, wyświetlania, „wyświetlania odgrodzonego” lub ograniczonego dostępu). Zawsze zwracamy szczególną uwagę na zabezpieczenia i prywatność. W wirtualnym pokoju danych iDeals dokumenty są zawsze chronione w odpowiedni sposób.

Pełny dziennik inspekcji wirtualnego pokoju danych iDeals pozwala w każdej chwili sprawdzić liczbę dokumentów przeglądanych przez użytkowników. Każdy dokument ma przypisany określony kolor na kolorowej „mapie cieplnej” wraz z wartością procentową odzwierciedlającą liczbę stron wyświetlanych przez danego użytkownika. W ten sposób łatwiej określić stopień realizacji analizy „due diligence” oraz obszary, którymi są zainteresowani potencjalni partnerzy.

Poszczególne branże mogą wymagać przekazywania do pokoju danych dokumentów w określonych formatach oraz zachowywania zgodności z przepisami. Najważniejszym celem procesu „due diligence” jest wymiana danych poufnych w jak najszybszy i jak najbezpieczniejszy sposób, a technologia odgrywa w tym zakresie kluczową rolę. Lista wymagań i wstępnie przygotowanych szablonów indeksu może pomóc oszczędzić dużo czasu, a także zadbać o organizację obszaru roboczego pokoju danych. Rozwiązania iDeals sprawdziły się w tysiącach projektów „due diligence”. Dostępne są oczywiście profesjonalne indeksy pokoju danych procesu „due diligence” opracowane z myślą o rozmaitych branżach.

Pokój danych opatrzony logo firmy i kolorami marki wygląda niezwykle profesjonalnie. Konfiguracja wyglądu to niezbędna funkcja każdej współczesnej platformy wirtualnego pokoju danych. Wirtualny pokój danych iDeals umożliwia również wykorzystanie własnego schematu kolorów i logo, widocznych zarówno w pokoju danych, jak i w wysyłanych zaproszeniach.

W większości ofert mowa jest o całodobowym wsparciu 7 dni w tygodniu, jednak należy upewnić się, że wszystkie normy są zdefiniowane w umowie dotyczącej poziomu usług (SLA). Zespół działu obsługi klienta iDeals to gwarancja natychmiastowej odpowiedzi telefonicznej, za pośrednictwem chatu lub za pośrednictwem poczty elektronicznej przed upływem 15 minut. Fakty przedstawiają się następująco: ponad 93% zgłoszeń w wiadomościach e-mail oczekuje na odpowiedź zaledwie 5 minut. Nasz zespół ds. obsługi klienta pracuje całodobowo przez 7 dni w tygodniu. Komunikuje się z klientami w językach angielskim, niemieckim, hiszpańskim, portugalskim, rosyjskim, tureckim, chińskim i japońskim.

Większość dostawców pokojów danych korzysta z szyfrowania dokumentów, czyli z obowiązującego w branży standardu. Poza wielowarstwowym szyfrowaniem danych wirtualne pokoje danych iDeals mają kilka dodatkowych funkcji zabezpieczeń: funkcja „wyświetlania odgrodzonego” zapobiega wykonywaniu zdjęć dokumentów, a w połączeniu z dynamicznymi znakami wodnymi jest najbardziej niezawodną metodą zapobiegania przed kopiowaniem dokumentów przez nieupoważnione osoby. Poziom dostępu każdego użytkownika można zmienić w dowolnej chwili.

Bezpieczeństwo podczas procesu „due diligence” jest jednym z najważniejszych czynników, więc zdecydowanie zalecamy upewnić się, że dostawca pokoju danych spełnia najpopularniejsze normy w kwestii zabezpieczeń. Pokoje danych iDeals są zgodne z najbardziej rygorystycznymi normami branżowymi, do których nalezą między innymi ISO 27001:2013, SOC II czy Safe Harbor.

Na prośbę klienta możemy przekazać archiwum w formie pamięci flash USB lub płyty DVD zawierającej wszystkie niezbędne dane, takie jak informacje o przekazanych lub usuniętych plikach, informacje o ich wcześniejszych wersjach, a także dziennik aktywności.